LIDERE REUNIOES QUE FUNCIONAM

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LIDERE REUNIOES QUE FUNCIONAM!

Reunioes sao perda de tempo! Reunioes nao servem para nada! E muito bla-bla-bla e pouca decisao! Sai da reuniao e nao entendi nada! Reunioes sao muito longas! Nunca comecam na hora! Tem gente demais! Muita conversa paralela! Ja estava tudo decidido Muitas interrupcoes! Por que estou nesta reuniao?

Isso lhe soa familiar? Voce ja ouviu isso, ou ja falou isso, com certeza!

As reunioes sao o mais importante forum para a tomada de decisoes, para informar pessoas ou coletar opinioes. Elas sao o local para o exercicio do gerenciamento participativo, dentro dos novos paradigmas holisticos, que tanto enfatizam o trabalho em equipe. Mas as reunioes, sem uma tecnologia adequada para sua execucao, se tornam um flagelo na vida das pessoas e das empresas.

As reunioes que funcionam sao o ponto de equilibrio entre as necessidades individuais e as grupais. Para funcionarem elas precisam de clareza de objetivos e de processos para sua conducao. Como lider de uma reuniao, voce e o responsavel por isto!

A seguir estao itens para ajuda-lo a transformar as reunioes em momentos produtivos, descontraidos e decisivos. Assinale sua escolha nas alternativas, some e confira os resultados.

1. As reunioes que conduzo tem objetivos claros

a)quase sempre

b)as vezes

c)quase nunca

2. As pessoas que vem para as reunioes que eu lidero conhecem bem estes objetivos e tem o tempo de se preparar

a) quase sempre

b) as vezes

c) quase nunca

3. Na abertura da reuniao eu coloco o grupo a vontade, com algum quebra gelo

a) quase sempre

b) as vezes

c) quase nunca

4. Logo no inicio da reuniao eu deixo bem claro se a reuniao e informativa, de coleta de opinioes ou de tomada de decisoes

a) quase sempre

b) as vezes

c) quase nunca

5. Na apresentacao do assunto os fatos sao apresentados com objetividade, se possivelcom ilustracoes e recursos de apoio como impressos ou datashow

a) quase sempre

b) as vezes

c) quase nunca

6. Quando assuntos adicionais sao trazidos e a reuniao foge de seu objetivo, eu trago a discussao de novo ao seu foco

a) quase sempre

b) as vezes

c) quase nunca

7. Nos momentos de troca de ideias eu encorajo a participacao de todos, de forma amistosa, distribuindo a atencao

a) quase sempre

b) as vezes

c) quase nunca

8. Ao final da reuniao nos sempre chegamos a uma conclusao e combinamos as providencias, datas e responsaveis

a) quase sempre

b) as vezes

c) quase nunca

9. As reunioes que lidero iniciam e terminam nos horarios combinados

a) quase sempre

b) as vezes

c) quase nunca


10. Antes do inicio da reuniao eu me preparo estruturando o roteiro da reuniao: objetivos, topicos a serem abordados, tempo para item e eventual intervalo

a) quase sempre

b) as vezes

c) quase nunca

11. No convite aos participantes tenho especial cuidado com o tamanho do grupo e diferencas de conhecimento e de hierarquia

a) quase sempre

b) as vezes

c) quase nunca

12. Principalmente nas reunioes de tomada de decisao eu envio aos participantes com antecedencia dados e informacoes relacionados ao objetivo

a) quase sempre

b) as vezes

c) quase nunca

13. Eu informo com boa antecedencia o dia, local e hora de inicio e termino da reuniao

a) quase sempre

b) as vezes

c) quase nunca

14. Tenho um especial cuidados previos com a instalacao e teste de equipamentos necessarios, com o material da reuniao e com a preparacao do local (cadeiras/ iluminacao/ ventilacao/ etc.)

a) quase sempre

b) as vezes

c) quase nunca

15. Tenho cuidado em adquirir um conhecimento completo dos assuntos a serem discutidos na reuniao

a) quase sempre

b) as vezes

c) quase nunca


16. Estudo e conheco previamente as caracteristicas do pessoal que vai participar da reuniao.

a) quase sempre

b) as vezes

c) quase nunca

17. Procuro predeterminar o modo de manter o maximo interesse e entusiasmo por parte do grupo.

a) quase sempre

b) as vezes

c) quase nunca

18. Busco antecipar as situacoes e as dificuldades que possam surgir.

a) quase sempre

b) as vezes

c) quase nunca

19. Na conducao da reuniao procuro ouvir mais que falar e uso o humor de forma adequada

a) quase sempre

b) as vezes

c) quase nunca

20. Uso trajes adequados ao perfil do grupo

a) quase sempre

b) as vezes

c) quase nunca

a = 2 pontosb = 1 pontoc = 0 ponto

Entre 31 e 40 pontos voce e um excelente lider de reunioes. Suas reunioes sao produtivas, agradaveis e resultam numa intensa motivacao dos participantes

Entre 16 e 30 pontos suas reunioes estao mornas em termos de objetivos e processo, e podem ser melhoradas. Em alguns aspectos suas reunioes ja estao sendo conduzidas com muito bom nivel, mas em muitos outros pontos suas reunioes podem melhorar ainda muito

Entre 0 e 15 pontos suas reunioes sao um horror! Alem de nao produzirem os resultados esperados, as pessoas so estao indo as suas reunioes por obrigacao. Voce tem tudo para melhorar! Faca isto com prioridade maxima e desfrute de sua transformacao.



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